Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 sekä Henkilötietolain 523/1999 10 §:n mukainen rekisteriseloste ja seloste käsittelytoimista

 

Rekisterinpitäjä

Etnisten suhteiden ja kansainvälisen muuttoliikkeen tutkimuksen seura ETMU ry

Y-tunnus: 1936509-3

 

Rekisteriasioita hoitavat henkilöt

ETMU ry:llä on jäsenrekisteri sekä kaksi sähköpostilistaa:  jäsenviestintää varten perustettu etmu-jasenet(at)helsinki.fi sekä ETMU ry:n avoin sähköpostilista etmu-lista(at)helsinki.fi. Jäsenrekisteriä hoitaa jäsenvastaava Teemu Pauha (teemu.pauha(at)helsinki.fi) ja sähköpostilistoja Saara Pellander (saara.pellander(at)helsinki.fi).

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus  

Jäsenrekisteriin rekisteröityjä ja jäsenten sähköpostilistan tilaajia ovat ETMU ry:n hallituksen jäseniksi hyväksymät henkilöt.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten.

Lisäksi ETMU ry ylläpitää yleistä sähköpostilistaa (etmu-lista(at)helsinki.fi), johon voi liittyä ottamalla yhteyttä sähköpostivastaavaan (ks. yllä). Sähköpostilistalla välitetään tietoa ETMU:n toiminta-alaan liittyvistä tutkimuksista, julkaisuista ja tapahtumista.

 

Rekisterin tietosisältö  

Jäsenrekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka jäseneksi hyväksytty on itse antanut yhdistyksen käytettäväksi. Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat tiedot jäseneksi liittymisen yhteydessä:

  • etu- ja sukunimi (pakollinen tieto)
  • sähköpostiosoite jäsentiedotteiden ja jäsenmaksulomakkeen lähettämistä varten (pakollinen tieto)
  • osoite ja puhelinnumero (vapaaehtoinen tieto)
  • koulutus, oppiarvo ja työpaikka (vapaaehtoinen tieto)
  • syy liittyä ETMU ry:n jäseneksi (vapaaehtoinen tieto)

Rekisterissä pidetään yllä myös seuraavia tietoja: tiedot maksetuista jäsenmaksuista.

Yleiseen sähköpostilistaan tallennetaan vain tilaajan sähköpostiosoite.

 

Tietojen säilytysaika

Sähköiseen jäsenrekisteriin tallennettuja henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan. Jäsenyys jatkuu siihen asti, kun henkilö itse lähettää hallitukselle ilmoituksen eroamisesta, minkä jälkeen jäsenen tiedot poistetaan jäsenrekisteristä. Henkilö voidaan myös poistaa jäsenrekisteristä, jos hän ei maksa jäsenmaksuaan kahtena peräkkäisenä vuotena.  Yhdistyksen arkistossa säilytetään tiedot hyväksyttyjen jäsenien nimistä.

Sähköpostilistan tilaus pysyy voimassa niin kauan kunnes henkilö ilmoittaa haluavansa jäädä pois listalta. Ilmoitus tehdään sähköpostivastaavalle (ks. yllä).

 

Säännönmukaiset tietolähteet  

Tietoja kerätään suoraan tulevilta jäseniltä jäsenhakemuksen yhteydessä. Jäsenillä on mahdollisuus itse päivittää tietonsa ottamalla yhteyttä jäsenasioita hoitavaan yhteyshenkilöön. Rekisteri sisältää vain käyttäjän itse itsestään antamia tietoja.

Yleinen sähköpostilista sisältää vain henkilön itsensä antaman sähköpostiosoitteen.

 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle  

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin tai kolmansille osapuolille. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

Evästeiden (cookies) käyttö

Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät sekä yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta.

On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen asianmukaiselle toimimiselle.

 

Rekisterin suojaus

Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse.

Jäsenrekisterin käyttöoikeus on ETMU ry:n hallituksen nimeämällä jäsenvastaavalla sekä seuran puheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Sähköpostilistojen käyttöoikeus on sähköpostivastaavalla. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus. Jäsenrekisterin tiedot säilytetään tietoturvallisesti.

Rekisteri ei sisällä henkilörekisterilain 11 §:ssä mainittuja arkaluonteisia tietoja.

 

Automaattinen päätöksenteko 

Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle (jäsenvastaavalle tai sähköpostivastaavalle).

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tiedot korjaa rekisterin ylläpitäjä yhteistyössä virheellisen tiedon antaneen toimijan kanssa. Korjauspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle.